De term archief kan drie betekenissen hebben:

1. het archiefmateriaal;
2. het archiefgebouw, de bewaarplaats,
3. de archiefdienst, de instelling.

Door de eeuwen heen zijn er wat betreft de archieven, in alle drie de betekenissen, veranderingen geweest. In dit artikel wordt, na een algemeen-historisch overzicht, het Gemeentearchief van Zaanstad behandeld. De overige voor de Zaanstreek van belang zijnde archieven zijn summier behandeld onder Archief.

Reeds in de klassieke oudheid waren archieven bekend, als onderdeel van de bibliotheken: proto-bibliotheken met een archieffunctie. Koningen, magistraten, diplomaten en andere hoogwaardigheidsbekleders vormden aanvankelijk hun eigen particuliere familie-archieven. Later werden de officiële gedeelten opgenomen in de staatsarchieven. Daarnaast bestonden er particuliere archieven van de grote wijsgeren en schrijvers als Homerus, Aristoteles, Plato en Cicero. De oudste in archieven voorkomende documenten waren kleitabletten, wastafeltjes, papyrusrollen en codexen, beschreven met beeld-, spijker- of letterschrift. Al deze documenten, zoals wetten, vonnissen, rapporten, volks- en senaatsbesluiten, werden bewaard in tempels. De staatsarchieven dienden voor administratief gebruik, als bewijsfunctie, maar werden eveneens veelvuldig door de geschiedschrijvers geraadpleegd.

Na de neergang van het West-Romeinse rijk kwam in onze streken de archiefvorming geleidelijk weer op gang door de activiteiten van de geestelijkheid. In de vroege middeleeuwen waren de kloosters de centra van de schrijfkunst, waar al gauw de wereldlijke landsheren hun bescheiden lieten opstellen en bewaren, zoals de graven van Holland door de abdij van Egmond. De werkzaamheden in deze hofkapellen zorgden voor groei tot aparte bureaus, de kanselarijen.

Vanaf de 13e eeuw ontstonden afzonderlijke lichamen met eigen archieven, zoals rechtbanken, leenkamers, domein- en rekenkamers, die zelf hun stukken opstelden en bewaarden. Stadsbesturen gingen in navolging ook hun eigen archieven vormen. Naast de middeleeuwse archivalia, zoals charters, oorkonden en akten op perkament, registers en cartularia, boeken met ingeschreven stukken, rekeningen en keurboeken met wetten en verordeningen, bevinden zich ook brieven, notulen- en resolutieboeken, en belastingkohieren vanaf de 15e/ 16e eeuw in de archieven.

In de loop van de 13e eeuw werd het papier de grote concurrent van het perkament; na de komst van de boekdrukkunst rond 1450 werd het perkament geheel verdrongen.

De oudste methode van opbergen was in houten met ijzer beslagen archiefkisten, die ter beveiliging van verschillende sloten waren voorzien. De toename van de archieven maakte andere opbergsystemen noodzakelijk: charterkamers en loketkassen. Als toegang gebruikte men al vroeg inventarissen. In de 16e eeuw werden de archieven weer van belang als bron voor historici. Voor het raadplegen van archieven was echter wel toestemming en controle vereist.

Tijdens de Franse tijd hadden er op archiefgebied grote veranderingen plaats. Het archiefbeheer werd voortaan opgedragen aan afzonderlijke organen, los van de archiefvormende. De archieven moesten in aparte depotruimten worden opgeborgen als scheiding van document en gebruiker. De overgebrachte archieven werden in beginsel voor iedereen openbaar en konden kosteloos geraadpleegd worden. Hiervoor verschenen beheer- en gebruiksregels.

Zo ontstonden het algemeen rijksarchief in Den Haag en de rijksarchieven, tot circa 1877 nog provinciale, in iedere provinciehoofdstad. De gemeente- en waterschapsarchieven namen pas in de eerste helft van de 20e eeuw enige vorm aan en de streekarchieven/-archivariaten zijn mogelijk geworden door de Wet Gemeenschappelijke Regelingen van 1949. Als hoofd van deze archiefdiensten werden archivarissen aangesteld. De in 1891 opgerichte Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) nam het initiatief voor de totstandkoming van de eerste Archiefwet van 1918. Deze wet gold alleen voor de overgebrachte archieven, tot 1813.

De huidige Archiefwet van 1995 betreft ook de archieven van na 1813 en het toezicht op de niet-overgebrachte archieven (inspectietaak). Alle overheidsarchieven moeten na 20 jaar worden overgedragen aan een archiefdienst. Op 12 juni 2018 maakte Arie Slob, van OCW bekend dat er een wetswijziging in de maak is om de overbrengingstermijn verder te verkorten naar 10 jaar. De toenemende overheidsbemoeienis had een steeds grotere verscheidenheid aan archiefstukken tot gevolg.

Ten behoeve van een betere toegankelijkheid werden ordenings- en registratuurplannen ontworpen: de 19e eeuwse seriestelsels en de 20e eeuwse rubrieksgewijze- en zaaksgewijze ordeningen, de decimale code van de Zaandamse gemeentesecretaris J.A. Zaalbergplugin-autotooltip__default plugin-autotooltip_bigZaalberg, Johannes Albertus

Amsterdam, 10-11-1858 - 1934

Gemeentesecretaris in Zaandam van 1890 tot 1912. Zaalberg kwam als eerste op het idee zaaksgewijze ordening van archieven toe te passen. Hij nam het zogeheten Stolzenberger klasseursomslag uit het buitenland over. Een kartonnen map, waarin stukken over een bepaald onderwerp worden opgeborgen en waarvan op de kaft de codenummers van de inhoud worden vermeld. Het systeem van zaaksgewijze ordening werd naderhand in geheel Nederland ingevoe… van circa 1920 is landelijk bekend geworden als de voorloper van de huidige Basis Archief Code; hij voerde daarbij het voor die tijd zeer moderne Stolzenberger dossier-opbergsysteem in. In de studiezaal van het Gemeentearchief Zaanstad staan nog twee van deze Stolzenberger kasten.

Bovendien verschenen er als hulpmiddel diverse gidsen en repertoria. Een nieuw 20e eeuws probleem werd de archiefvernietiging. Moderne vormen van documenten deden hun intrede: filmrollen, video- en geluidbanden, microfiches, floppydiscs et cetera.. De archiefdepots moeten aan bepaalde eisen en normen voldoen. Zo dienen zij twee uur brandwerend te zijn en dient het klimaat op orde te zijn.

De belangstelling voor de archieven heeft gedurende de laatste decennia van de 20e eeuw een enorme vlucht genomen, in het bijzonder wat het familieonderzoek Genealogie betreft.

De particuliere archieven zijn daarnaast altijd blijven bestaan, al of niet in bewaarplaatsen opgenomen zoals het Koninklijk Huisarchief. De diverse particuliere documentatiecentra zoals het Centraal Bureau voor Genealogie dateren van de 20e eeuw.

Tegelijk met de samenvoeging van de zeven Zaanse gemeenten Assendelft, Koog aan de Zaan, Krommenie, Westzaan, Wormerveer, Zaandam en Zaandijk tot de gemeente Zaanstad in 1974 droegen de voormalige gemeentesecretarissen het beheer van hun archieven over aan de nieuwe gemeentesecretaris.

Als voorlopige archiefbewaarplaats werd in 1975 het pand Prins Bernhardplein 1 te Zaandam aangewezen, terwijl de administratie, bibliotheek en atlas werden ondergebracht in huis De Cardinaelen, Hogendijk 60-64 te Zaandam. Het geheel ressorteerde als Bureau voor Heemkunde en Oud-Archief onder de secretarie-afdeling Onderwijs. Aan het hoofd van dit bureau kwam J.J. Zonjee te staan. Laatstgenoemde was reeds vanaf 1968, toen hij de in de Zaanstreek alom bekende Frans Mars opvolgde, heemkunde-ambtenaar van de gemeente Zaandam. Tevens was hij conservator van de verzameling van de Oudheidkundige Vereniging J. Honig Jzn. Jr. Met uitzondering van het museale materiaal in de Zaanlandse Oudheidkamer, Lagedijk 80 te Zaandijk kwam deze collectie ook bij het voornoemde bureau te berusten.

In 1976 werd het bureau opgeheven en het Gemeentearchief als zelfstandige secretarie-afdeling ingesteld. J.J. Zonjee werd benoemd tot gemeentearchivaris, die voortaan het beheer over de archieven zou krijgen. De verbouwing van de bedrijfspanden van de voormalige drukkerij en schoolleverancier P. Out bv, gelegen aan de Hoogstraat 30-34 te Koog aan de Zaan, tot de archiefbewaarplaats die aan alle wettelijke vereisten voldoet, is eind 1987 gerealiseerd. De officiële opening vond plaats op 29 januari 1988.

De studiezaal, foto Aimée Klerk

Het nieuwe stadhuis van Zaanstad werd in 2012 in gebruik genomen. Het Gemeentearchief trok hier pas in 2013 in, omdat de archiefbewaarplaats eerder nog niet aan alle wettelijke vereisten voldeed. De officiële opening van het Gemeentearchief vond plaats op 19 april 2013.

Behalve de voornoemde gemeentelijke statische archieven van ca. 1400-1989 zijn daar particuliere archieven van diverse kerkgenootschappen, bedrijven, verenigingen, families en personen aanwezig. Bovendien werden bij de ingebruikneming de semi-statische archieven (1940-1973) vanuit het stadhuis, en de burgerlijke stand- en bevolkingsregisters (tot ca. 1940) vanuit de afdeling Burgerzaken naar de nieuwe archiefbewaarplaats overgebracht. De bibliotheek (met boeken, tijdschriften, folders, brochures, kranten en ander documentatiemateriaal) en de topografische-historische atlas of Beeldbank (met prenten, tekeningen, plattegronden, foto`s, dia`s, films en dergelijke) vullen het archief aan tot geheugen van Zaanstad.

Op een groot aantal bestanden zijn ingangen voorhanden. Deze bescheiden zijn kosteloos te raadplegen op de studiezaal van dinsdag t/m donderdag. Veel bronnen zijn sinds begin 21e eeuw ook digitaal raadpleegbaar via de website van het archief¹⁾, zoals de Beeldbank, kranten, bouwvergunningen, archief- en bibliotheektoegangen en bronnen voor genealogischplugin-autotooltip__default plugin-autotooltip_bigGenealogie

Geslachtkunde, de leer van de ontwikkeling en de verwantschap van geslachten cq families en in algemene zin het onderzoek naar voorgeslacht en familiegeschiedenis. Met het woord genealogie wordt ook de stamboom of de geslachtslijst aangeduid. Het naspeuren van de eigen afstamming is voor velen een intrigerende liefhebberij. onderzoek.

• J.A.M.Y. Bos-Rops en M. Bruggeman, Archiefwijzer: handleiding voor het gebruik van archieven in Nederland (1987);
• W.J. Formsma, Gids voor de Nederlandse archieven (1967);
• Grote Winkler Prins (1977);
• P. Schneiders, Bibliotheek, bibliografie en documentatie: een historische benadering (hfst. 2 uit: Bibliotheek en documentatie: Handboek ten dienste van de opleidingen, 1984).